Internal Communications and Office Operations Manager (m/w/d)

Das European Forum Alpbach (EFA) bringt die innovativsten Köpfe aus Wissenschaft, Zivilgesellschaft, Politik, Wirtschaft, und Kultur zusammen, um Ideen für ein starkes und demokratisches Europa zu entwickeln. Der Dialog zwischen den Generationen und Disziplinen schafft Raum zum Nachdenken und Handeln. Damit unterstützen wir gemeinsam die relevanten Stakeholder in ganz Europa, mehr zu erfahren und gute Entscheidungen zu treffen.

Als Teil der Unit Operations ist Ihr Aufgabengebiet stark auf das EFA- Team und seine Infrastruktur sowie auf die interne Kommunikation ausgerichtet. In Ihrem Verantwortungsbereich berichten Sie direkt an die Leitung der Unit Operations.

Was Sie bewirken:

Büroorganisation

• Zuverlässige Erledigung und Verwaltung der Allgemeinen Korrespondenz (Telefon, E-Mail, Post)

• Empfangstätigkeiten im Büro und bei Veranstaltungen

• Unterstützung der Kolleg:innen bei organisatorischen Themen des Büroalltags

• Schnittstelle zu Reinigungsfirma und Hausverwaltung, sowie anderen externen Dienstleister:innen

• Bestellwesen (Büromaterial, Obstkorb, Getränke, Snacks...)

• Management der Optik und Funktionalität der Büroräumlichkeiten (inkl. Konzept zu Modernisierung)

• Lager-Management und Inventur an den Büro- und Lagerstandorten

• Sicherheits-Vertrauensperson

Interne Kommunikation

• Internes Wiki bzw. organisationsweites Intranet konzipieren und betreuen

• Team-Events, Geburtstagsfeiern, Betriebsfeiern, Dienstreisen, etc. organisieren

• Feedbackwesen aufsetzen und managen

• Interne Kommunikationsflüsse optimieren

• Wissensmanagement entwickeln und betreuen

• Teamklausuren organisieren  

• Teambuilding-Aktivitäten organisieren

• Gemeinsam mit HR-Manager:in: Konzepte erarbeiten zur Steigerung der Mitarbeiter:innenzufriedenheit und –bindung inkl. Weiterbildungsangebote erarbeiten;

Unterstützung im Finanzbereich

• Rechnungs- und Belegskontrolle durchführen

• Offene Posten urgieren

• Mit Buchhaltung und Finance Management abstimmen

• Mitgliederrechnungen ausstellen

Vereinsmanagement

• Mitglieder betreuen

• Generalversammlung organisieren

Was Sie mitbringen:

• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung

• Fundierte IT-Kenntnisse in den gängigen Office-Programmen (Word, Excel, Outlook)

• Sehr gutes Zeitmanagement und hohes Maß an Selbstorganisation

• Hohe Kommunikationskompetenz

• Spaß an einem sehr breiten Aufgabengebiet

• Dienstleistungsorientierte Persönlichkeit, die gerne überall zupackt

• Genauigkeit, Verlässlichkeit sowie eigenständige Arbeitsweise

• Englisch und Deutsch fließend in Wort und Schrift

• Eigenverantwortlichkeit und Teamfähigkeit

• Bereitschaft zur Mitarbeit beim Europäischen European Forum Alpbach in Alpbach/Tirol (drei Wochen im August unter Vollzeitanstellung)

Was wir Ihnen bieten:

• Die Möglichkeit, ihre fachliche Expertise in den Dialog zwischen den Generationen und Disziplinen einzubringen und ein starkes und demokratisches Europa mitzugestalten.

• Eine herausfordernde, abwechslungsreiche Tätigkeit in einem ausgezeichneten Betriebsklima

• Flache Hierarchiestrukturen und ein engagiertes Team

• Eigenverantwortliches, selbstständiges Arbeiten im internationalen, hochkarätigen Umfeld

• Einen zukunftssicheren Arbeitsplatz in zentraler Lage

• Gute Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten

• Obst und gesunde Snacks

• Regelmäßige Team-Veranstaltungen (Klausuren, Workshops, Abendessen)

• Moderne IT- und Meeting Ausstattung (Mac oder PC – je nach eigener Präferenz)

• Flexible Arbeitszeitmodelle und Möglichkeiten für Home-Office

• Bruttojahresentgelt EUR 45.000 bei 38,5 Std./Woche mit der Bereitschaft zur Überzahlung bei entsprechender Qualifikation

• Im August ist der Arbeitsort für ca. 2-3 Wochen Alpbach, Tirol.

Bewerben Sie sich jetzt!

• Bitte senden Sie ein Motivationsschreiben (max. 1 Seite), sowie Ihren Lebenslauf (jeweils als pdf) ausschließlich per E-Mail an Jasmina Retschitzegger (jobs@alpbach.org) mit dem Betreff „Internal Communications and Office Operations Manager“.

Wir laden Sie ein, sich auf unserer Jobs-Seite über aktuelle Stellenangebote beim Europäischen European Forum Alpbach zu informieren: https://www.alpbach.org/de/ueber-uns/jobs und unseren Job-Newsletter zu abonnieren: https://www.alpbach.org/de/newsletter-signup-de